راهنمای نمايه‌سازي کتاب

نویسندگان و فرهیختگان گرامی سوالات خود در مورد نحوه ی اخذ مجوز چاپ کتاب، صفحه ارایی، طراحی جلد، استخراج کتاب از پایان نامه و تبدیل پایان نامه به کتاب، هزینه ها و مراحل چاپ کتاب، نحوه ی عقد قرارداد برای چاپ کتاب، نگارش پایان نامه و اکسپت مقالات ای اس ای (ISI) و ای اس سی و چاپ  کتاب در تمام زمینه های مورد نظر با ما تماس بگیرید

نمایه کتاب سیاهه نظام یافته‌ای است از واژه‌ها و مفاهیم موضوعی، نامهای اشخاص، عنوان کتابها و مدارک استناد شده، نامهای جغرافیایی و دیگر مطالب مهم یک یا چند کتاب با ارجاع به صفحاتی که محل اطلاعات موردنظر را نشان می‌دهند که معمولاً در پایان کتاب قرار می‌گیرد (نوروزی، ۱۳۸۰). اصطلاح نمایه کتاب معادل «Back-of-the-Book (BOB) Index» انتخاب شده‌است. نمایه راه ورود و دست یابی به اطلاعات و از ساده ترین، کارآمدترین و ضروری‌ترین ابزارهای اطلاعاتی است. تفاوت نمایه با فهرست مندرجات در این است که فهرست مندرجات، طرح و نقشه دلخواه مؤلف از کتاب است که قصد دارد موضوع و محتوای آن را در جالبترین و دقیقترین شیوه معرفی کند، اما نمایه، طرح و نقشه نمایه‌ساز از اطلاعات ارائه شده توسط مؤلف است که مطالب اثر را با بهترین روش نشان می‌دهد. فهرست مندرجات بر اساس توالی حضور مطالب متن اصلی مرتب می‌شود حال آن که نمایه کتاب معمولاً بر اساس نظم الفبایی مرتب می‌شود. در واقع، فهرست مندرجات تجلی حرکت اندیشه مؤلف است. کتاب بدون نمایه، همانند شهری بدون راهنماست، گرچه فهرست مندرجات طرح کلی رؤوس مطالب کتاب را ارائه می‌کند، ولی نمی‌تواند اصطلاحات اخصّ را نشان دهد و جایگزین نمایه شود (نوروزی، ۱۳۸۰).

تعریف نمایه: راهنمای دستیابی به اطلاعات ریز در یک منبع که دارای نظم الفبایی برای تسریع جستجو هستند. نمایه‌ها می‌توانند به دو دسته تقسیم شوند: ۱. ناظر بر یک منبع یا متن ۲. ناظر بر چندمنبع یا متن

هدف از تحلیل موضوعی مدرک اصولاً گزینش و تخصیص اصطلاحات موضوعی متناسب با مدارک است که محتوای موضوعی مدرک را بیان نماید. مفاهیم مربوط به هر مدرک معمولاً بین ۱۰ تا ۲۰ واژه یا عبارت را شامل می‌شود که امکان ترتیب آنها در قالب سرعنوان‌های موضوعی همواره به اشکال مواجه بوده‌است که تنها راه جبران این نقیصه جانشین کردن واژه‌های ترکیبی با تکواژه‌ها است. سرعنوان‌های موضوعی هم به عنوان زبان نمایه‌سازی عمل می‌کند و هم به عنوان زبان بازیابی برای کاربرانی که قصد دارند منابعی در حوزهای موضوعی خاص بازیابی نمایند. طبق استاندارد نمایه‌سازی بریتانیا، نمایه سیاهه نظام یافته مدخل‌هایی است که به منظور کمک به استفاده کنندگان در جایابی اطلاعات یک مدرک ساخته می‌شود.

نمايه‌سازي[1] . نمايه از مصدر نمودن به معناي نشان دادن و راهنمايي كردن مشتق شده است. معادل آن در زبان انگليسي واژه  Indexاست كه خود از واژه لاتين dicare به معناي نماياندن و دلالت كردن گرفته شده كه با پيشوند In به معناي “اشاره‌گر از بيرون” به‌كار مي‌رود (6: 1-5).

در زبان فارسي و در غالب رشته‌هاي تخصصي، واژه “شاخص” معادل Index به‌كار مي‌رود، ولي در رشته كتابداري و اطلاع‌رساني واژه “نمايه” براي آن انتخاب شده است. نمايه فهرستي از نام‌ها، موضوع‌ها، و ديگر مطالب موجود در يك سند[2] يا مجموعه اسناد و مدارك است كه به شيوه‌اي (معمولا الفبايي) مرتب شده و از طريق جاي‌نماها[3]  كاربر را به محلي كه اين نام يا موضوع در آنجا آمده راهنمايي مي‌كند (5: 236). به فرايند “تحليل محتواي يك سند و يا مجموعه اسناد و برگردان نتيجه اين تحليل به‌واژه‌هايي كه در نمايه مي‌آيد”، نمايه‌سازي مي‌گويند.

از آنجا كه نمايه‌سازي شيوه‌هاي دستيابي به اطلاعات مجموعه‌اي از مدارك يا يك مدرك و يا بخش‌هايي از يك مدرك را، صرف‌نظر از محل نگهداري آن، فراهم مي‌كند، مي‌توان گفت نمايه‌سازي روش بنيادين سازمان‌دهي دانش است و فهرستنويسي و رده‌بندي مصاديق آن هستند. چرا كه فهرستنويسي، در واقع نمايه‌سازي يك مجموعه خاص است و رده‌بندي هم تنظيم شناسه‌هاي نمايه بر اساس ارتباط ميان آنها، رابطه كل و جزء، و رابطه سلسله مراتبي است (1: 471-490).

در مورد علم يا هنر بودن نمايه‌سازي بايد گفت نمايه‌سازي به تمامي يك هنر يا يك علم نيست، بلكه ويژگي‌هاي هر دو را داراست؛ نمايه‌ساز بايد داراي حساسيت، ذوق، و فراست باشد، از اين‌نظر نمايه‌سازي جنبه هنري دارد؛ اما چون براي تأمين صحت و دقت كار، به تدوين الگوها و قواعدي نياز دارد، علم به حساب مي‌آيد. نمايه‌سازي دور شدن از هنجارها و قواعد و سليقه‌اي عمل كردن را تشويق نمي‌كند، از اين‌رو، به تمامي هنر نيست و از آن جهت كه قواعد جهان‌شمولي ندارد پس به تمامي علم نيست (8: ج 11، ص 286-299).

هدف، كاركرد، و ضرورت. نمايه در زندگي روزمره كاربردهاي بسياري دارد. بدون وجود نمايه‌ها، تلفن كردن، زمان‌بندي قرارهاي ملاقات، جايابي مكان‌ها، يافتن خيابان‌ها، يافتن مواد كتابخانه‌اي، و انجام بسياري از امور ديگر كه ما اكنون انجام مي‌دهيم به سادگي ميسر نيست. نمايه‌ها راهنماهاي مفيدي هستند كه نه تنها ما را به موضوعات مورد علاقه هدايت مي‌كنند، بلكه تصويري يكپارچه و ديدگاهي جامع از يك حوزه موضوعي مي‌سازند، كاري كه ساير ابزارهاي كتابشناختي قادر به تدارك آن نيستند (3: 1-10).

هدف نمايه‌ها تسهيل بازيابي اطلاعات است، بنابراين، ارزش هر نمايه به ميزان توفيق آن در كمك به جست‌وجوگر براي بازيابي اطلاعات موردنياز بستگي دارد. ضرورت تهيه نمايه با اندازه، ناهمگوني، و پيچيدگي مدارك موضوع نمايه‌سازي ارتباط مستقيم دارد. يك كتاب ساده و كم حجم، يك شماره از يك نشريه با حجم متوسط، و يا جزوه‌اي شامل ده يا بيست قطعه شعر مي‌تواند بدون داشتن نمايه به سادگي جست‌وجو شود؛ اما يك متن درسي و ساير منابع اطلاعاتي غيرداستاني، شماره‌هاي متعدد يك يا چند نشريه، و گزيده‌اي مفصل از اشعار يا مقالات و مجموعه‌هاي بزرگ‌تر همه نيازمند نمايه‌اند.

امروزه با رشد روزافزون انتشارات در حوزه‌هاي مختلف علمي، وجود نمايه‌ها ضروري‌تر شده و پژوهش بدون آنها اساسآ دشوار و گاه غيرممكن است. نمايه‌ها با سازماندهي اطلاعات جست‌وجو را تسهيل مي‌كنند. اما كار نمايه، بيش از كم كردن تلاش جست‌وجوگر است: نمايه‌ها سبب اطمينان جوينده از جامعيت و مانعيت جست‌وجو مي‌شوند؛ بدين معنا كه اگر كار نمايه‌سازي درست انجام شده باشد و توصيفگرها مناسب انتخاب شده و جاي‌نماها دقيق باشند، و ابزارهاي كنترل مانند يادداشت‌ها و ارجاعات روشن و كامل باشند، آنگاه پژوهشگر مي‌تواند مطمئن باشد كه حداكثر بازيابي را با حداكثر دقت، در حداقل زمان انجام داده است (8: ج 11، ص 286-299). از اين‌رو، مي‌توان گفت نمايه‌ها نقش مهمي در افزايش بهره‌وري علمي دارند.

تاريخچه. سابقه استفاده از واژه نمايه و كاربرد آن به مفهوم رايج در كتابداري به دوران رم باستان مي‌رسد. نمايه در اين دوران به نوار كوچكي گفته مي‌شد كه به طومارهاي پاپيروس الصاق و بر روي آن، عنوان اثر و گاهي نام نويسنده نوشته مي‌شد، به نحوي كه هر طومار بر روي قفسه به سادگي قابل شناسايي بود، بدون آنكه لازم باشد آن را براي بررسي و تشخيص بيرون بياورند (8: ج 11، ص 286-299). شايد نظام‌هاي شناخته شده دستيابي به مجموعه مدارك، توسط فرهيختگان كتابخانه اسكندريه و در حدود 300 سال قبل از ميلاد به‌وجود آمده باشد. در اين كتابخانه براي سازماندهي آثار و گسترش ادبيات يوناني از الفبايي كردن استفاده مي‌شد (6: 1-5). البته واژه نمايه به مفهوم دقيق امروز آن نمي‌تواند درگذشته خيلي دور به‌كار رفته باشد، چرا كه اساسآ در دوران باستان بيشتر نوشته‌ها به شكل طومار بود و طومارها فاقد صفحه‌شمار بودند، به فرض هم كه صفحه‌شمار داشتند استناد عملي به آنها مشكل و لازمه‌اش باز كردن طومار تا رسيدن به صفحه موردنظر بود. ثانيآ اگر كتاب مهمي در نسخ متعدد نوشته مي‌شد، معمولا دو نسخه آن مثل هم نبود، بنابراين، نمايه تنها مي‌توانست به فصول يا پاراگراف‌ها، و نه دقيقآ صفحه، ارجاع كند. چنين تقسيم‌بندي‌هايي نيز به ندرت در متون انجام مي‌شد (8: ج 11، ص 286-299).

تحول مهم در اين زمينه، تهيه واژه‌نماها يا كشاف‌ها براي ترجمه‌هاي مختلف كتاب مقدس بود، سابقه تهيه اين واژه‌نماها به قرن هفتم و هشتم ميلادي مي‌رسد (6: 1-5)، واژه‌نماها فقط محل آمدن واژه در صفحه را مشخص مي‌كردند و نه مفهوم و محتواي مدرك را. بعد از اختراع چاپ در سال 1450 بود كه نسخ همانند از كتب، در شمارگان بالا، امكان انتشار يافت، تدوين نمايه‌ها خصوصآ براي كتب مرجع آغاز شد. مدخل‌هاي اين نوع نمايه‌ها در آغاز فقط بر اساس حرف اول و نه تمام حروف، آن‌گونه كه امروز معمول است، الفبايي و بقيه بدون نظم رها مي‌شد. با گذشت زمان، به‌تدريج بخش (= سيلاب) اول كلمات الفبايي شد. در قرن‌هاي 16 و 17 بود كه الفبايي كردن تمام حروف مدخل رايج شد و در قرن 18 به‌صورت يك قاعده درآمد (8: ج11، ص286-299). به‌وجود آمدن دانشگاه‌ها در قرن‌هاي 13 و 14م.، نياز به يافتن مستندات آثار و ارجاع به آنها را زياد كرد، اما اين ارجاعات بيشتر به كتاب‌ها و نسخه‌هاي خطي بود. قرن هفده شاهد رشد متون نشريات ادواري است و انديشمنداني كه مي‌خواستند با پيشرفت‌هاي علمي همگام باشند، براي دستيابي به اطلاعات به نوعي راهنما نياز داشتند (6: 1-5). تدوين نمايه‌هاي موضوعي از قرن 18 شروع شد، ولي نحوه مدخل‌گزيني و حتي تنظيم نمايه‌ها براي مدت‌هاي طولاني بدون قاعده باقي ماند. در اواخر قرن 19 و همزمان با ارائه رده‌بندي‌ها در علوم كتابداري و آرشيو، كار نمايه‌سازي نه تنها گسترش يافت، بلكه نظام‌مند شد. هر چند نمايه‌سازي را بعضآ از فهرستنويسي و رده‌بندي جدا مي‌دانند، اما همان‌گونه كه در آغاز گفته شد، اين سه به‌هم وابسته‌اند و همپوشاني قابل توجهي در حوزه كار آنها وجود دارد؛ به‌گونه‌اي كه ارائه شيوه‌هاي جديد در يك حوزه بر حوزه ديگر تأثيرگذار است. به اين دليل به موازات ارائه رده‌بندي ديويي و ساير نظام‌هاي رده‌بندي دهدهي براي فهرست‌هاي كتابخانه‌اي، نظام‌هاي نمايه‌سازي دهدهي، كُدبندي، و چهريزه‌اي نيز روي نمود. البته در صد سال گذشته، بيشتر نمايه‌هاي موضوعي صرفآ به‌صورت فهرستي از واژه‌ها، بدون تقسيمات فرعي و يا با تقسيمات فرعي، در ساختار سلسله مراتبيِ ساده، شامل دو يا سه سطح، و  معمولا الفبايي تنظيم مي‌شدند. در اين مدت علي‌رغم نياز روشن به نمايه‌ها براي جست‌وجوي متون و ديگر مجموعه‌ها، حركتي جمعي جهت كسب اطمينان از تهيه نمايه‌هاي با كيفيت بالا صورت نمي‌گرفت. وجود نمايه در مدرك را مغتنم مي‌دانستند، اما فقدان آن هم ناديده گرفته مي‌شد. كيفيت نمايه‌ها به ندرت از طرف ناشران يا استفاده‌كنندگان مورد بحث قرار مي‌گرفت و كار نمايه‌سازي متون توسط هر كس، از جمله كارمندان اداري، بدون گذراندن حداقل دوره آموزشي يا كسب مهارت، انجام مي‌شد. براي ارزيابي ميزان فايده نمايه هم معياري وجود نداشت. فقط در سال‌هاي اخير دانشمندان علوم اطلاعات به تدوين چنين معيارهايي دست زدند.

درك اهميت نمايه‌ها توسط ناشران، كتابداران، و كاربران اطلاعات، عمدتآ ناشي از انفجار اطلاعات پس از جنگ جهاني دوم بود. در اين دوره، ضرورت پردازش و اشاعه انبوه انتشارات در زمان اندك، سبب زياد شدن توجه به‌كار نمايه‌سازي شد. اين تلاش‌ها كه از سوي كتابداران، ناشران، دولت‌ها، صنايع، و خصوصآ گروه‌هاي حرفه‌اي علمي انجام مي‌شد، شكوفايي حوزه پردازش اطلاعات را در پي داشت. اين حوزه، به تحولات در زمينه پردازش الكترونيكي كاملا حساس بود. پس از توسعه رايانه‌ها، دنياي نمايه‌سازي ناگهان و به شكلي سريع از نظام‌هاي ذخيره و بازيابي مبتني بر كارت‌هاي 5/12×5/7 (كه براي نوشتن مدخل‌هاي نمايه از آن استفاده مي‌شد) به نظام‌هاي رايانه‌اي تحول يافت: براي نمايه‌سازي با سرعت، دقت، يكدستي، جامعيت، و عمق بيشتر فنوني ارائه شد؛ از ماشين براي تهيه، مرتب كردن، جست‌وجوي كارت‌هاي نمايه، و حتي تهيه مدخل‌ها استفاده شد؛ نظام‌هايي براي چاپ و توزيع سريع‌تر و گسترده‌تر نمايه‌ها و همچنين جست‌وجوي آنها از راه دور تدوين شد؛ و عرصه‌اي براي بررسي فنون و نظريه‌هاي نمايه‌سازي شكل گرفت؛ معيارهايي براي ارزيابي كارآيي نمايه‌ها ارائه شد؛ و تعداد نمايه‌ها و سرويس‌هاي نمايه‌سازي به‌منظور پاسخگويي به رشد جمعيت كاربران و نيازهاي اطلاعاتي آنان گسترش يافت. اين رشد و شكوفايي همچنان ادامه دارد (8: ج 11، ص 286-299).

ساختار نمايه‌ها. نمايه از تعدادي مدخل[4]  تشكيل مي‌شود، هر مدخل در فايل ركوردهاي اطلاعات كتابشناختي يا ساير اطلاعات نظير نام‌ها، عناوين، موضوعات، و مانند آن يك نقطه بازيابي محسوب مي‌شود (:7 ذيل واژه). اجزاي مدخل عبارتند از :

1.شناسه‌ [5]  يا توصيفگر[6] . كليد واژه مرجّحي است كه نمايه‌ساز آن را به‌عنوان موضوع يا يكي از موضوعات مدرك انتخاب مي‌كند و جزء اصلي مدخل را تشكيل مي‌دهد. مدخل‌ها بر اساس شناسه‌ها مرتب مي‌شوند. شناسه‌ها انواع متعددي دارند؛ شناسه نام، شناسه موضوع، و شناسه عنوان.

2. بيانگر[7] . كلمه يا عبارتي است كه جنبه خاصي از شناسه را نشان مي‌دهد. بيانگرها مي‌توانند انواعي چون بيانگرهاي زماني، مكاني، موضوعي، و جز آن داشته باشند. بعضي از نمايه‌ها فاقد بيانگرند. نحوه آمدن بيانگر ذيل شناسه متفاوت است، گاهي بيانگرها به‌صورت الفبايي ذيل شناسه مي‌آيند (برون‌بافتي)، و گاه نيز بر اساس توالي حضور در متن به‌دنبال شناسه اصلي مي‌آيند (درون بافتي).
3. جاي‌نما. عدد يا هر علامت ديگري است كه در نمايه در مقابل شناسه‌ها يا بيانگرها مي‌آيد و جست‌وجوگر را به محل آمدن اطلاعات هدايت مي‌كند. البته گاهي در بعضي نمايه‌هاي الكترونيكي، نمايه فاقد جاي‌نمايِ قابل رؤيت است، اما در فايل اصلي اين جاي‌نماها وجود دارند. در اين‌گونه موارد كاربر با انتخاب شناسه و يا بيانگر مستقيمآ به اطلاعات كتابشناختي، چكيده، و جز آن هدايت مي‌شود. اينكه جاي نما جست‌وجوگر را به كدام واحد اطلاعاتي هدايت كند، به سياست‌گذاري اوليه در زمينه نوع واحد سندي[8]  بستگي دارد.

“واحد سندي” مي‌تواند يك يا چند صفحه از مدرك؛ يك يا چند پاراگراف از يك متن؛ اطلاعات كتابشناختي يا چكيده؛ و يا متن كامل باشد. (1: 471-490).

4. ارجاعات[9] . ارجاع بخشي از مدخل است كه استفاده‌كننده را از يك شناسه يا بيانگر به شناسه ديگر راهنمايي مي‌كند. ارجاعات در نمايه‌سازي نيز همانند فهرستنويسي انواع مختلفي دارد، از جمله ارجاع “نگاه كنيد”، و “نيز نگاه كنيد”. در نمايه‌سازي از ارجاع “نگاه كنيد ذيل” نيز براي هدايت كاربر از يك شناسه به اطلاعات ذيل شناسه ديگر استفاده مي‌شود. البته بايد از ارجاع كاربر به‌جايي كه در آن اطلاعاتي وجود ندارد خودداري شود، اين نوع ارجاعات، ارجاع كور[10]  ناميده مي‌شود. بعضي نمايه‌ها فقط از شناسه و جاي‌نما تشكيل شده‌اند و ساير اجزا را ندارند.

شكل 1: اجزاء يك مدخل نمونه

فرايند نمايه‌سازي. فرايند ساختن نمايه را مي‌توان در دو بخش عمده مورد مطالعه قرار داد: توصيف خود مدرك (نمايه‌سازي توصيفي)؛ و توصيف محتواي مدرك(نمايه‌سازي تحليلي).

1. هرگاه نمايه‌سازي مجموعه‌اي از مدارك موردنظر باشد، در نخستين گام از فرايند نمايه‌سازي بايد مدرك كتابشناختي توصيف شود. براي توصيف مدرك، دستورالعمل‌ها و رهنمودهاي زيادي وجود دارد كه در راهنماهاي كتابنامه‌نويسي و به‌ويژه در قواعد فهرستنويسي توصيفي، مانند قواعد آنگلوامريكن درج شده است. به لحاظ نظري هيچ مشكلي در توصيف خود مدرك وجود ندارد، ولي به سبب تنوع مدارك از نظر اندازه و نوع رسانه و ناشر و توليدكننده، از يك‌سو، و كمبود استانداردها از طرف ديگر، توصيف مدرك در عمل كار چندان ساده‌اي نيست، خصوصآ آنكه امروزه با ورود مدارك الكترونيكي بر روي ديسك و پايگاه‌هاي اطلاعات پيوسته و خصوصآ اينترنت، تعاريف موجود دچار اشكال شده و نيازمند توجه و بازنگري است.
2. توصيف محتواي مدرك، بسيار مشكل‌تر از توصيف خود سند است و موضوع بحث نمايه‌سازي موضوعي پرداختن به چگونگي توصيف محتواي مدرك است. برخلاف توصيف خود مدرك، در مورد چگونگي توصيف محتواي مدرك در بخش بزرگي از جامعه كتابداري، اتفاق‌نظر وجود ندارد و روش‌هاي بسياري در اين زمينه با هم رقابت و يا يكديگر را تكميل مي‌كنند (1: 471-490). براي توصيف محتواي مدرك دو رهيافت كلي وجود دارد: نمايه‌سازي واژه‌اي[11] ؛ و نمايه‌سازي مفهومي[12]  (موضوعي).

 نمايه‌سازي واژه‌اي. در اين نوع نمايه بر اساس سياست‌گذاري‌هاي اوليه واژه‌هايي از تمام يا بخشي از متن انتخاب و موضوع مدرك تلقي مي‌شود.واژه‌ها مي‌توانند از جاي‌جاي متن (عنوان يا چكيده و يا سراسر متن) استخراج شوند. اين نوع نمايه‌سازي را كه در آن واژگان نمايه از متن مدارك استخراج مي‌شود،”نمايه‌سازي استخراجي (اشتقاقي)”[13] مي‌گويند.

در مقابل، شيوه‌اي را كه در آن نمايه‌ساز پس از مطالعه مدرك و درك مفاهيم آن، خود واژه‌هايي را به‌عنوان موضوع به مدرك منتسب مي‌كند، “نمايه‌سازي انتسابي”[14]  گويند.

 عده‌اي معتقدند نمايه‌هاي واژه‌اي چيزي جز واژه‌نما يا كشاف نيستند و فقط محل آمدن واژه در متن را نشان مي‌دهند، نه موضوع متن را، اما به‌دليل راحتي تهيه اين نوع نمايه‌ها و امكان استفاده از رايانه در تهيه آنها، اين نمايه‌ها ــ مخصوصآ نمايه‌هاي واژه‌ايِ عنوان ــ با استقبال زياد مواجه شده است. روال اصلي كار در تهيه نمايه‌هاي واژه‌اي عنوان، گردش دادن واژه‌هاي عنوان به گونه‌اي است كه هر بار يكي از واژه‌ها در محل الفبايي مناسب، مدخل قرار مي‌گيرد. از اين نظر به اين نمايه‌ها، “نمايه‌هاي گردان”[15]  هم گفته مي‌شود. پيش‌فرض تهيه اين نوع نمايه‌ها اين است كه عنوان بيانگر موضوع متن است. براي تهيه رايانه‌اي نمايه‌هاي واژه‌اي عنوان، ابتدا فهرستي از كلمات غيرمجاز (سياهه بازدارنده)[16]  شامل كلمات فاقد بار اطلاعاتي، حروف اضافه، كلمات ربط، افعال، صفات، و مانند آن، تهيه و به برنامه رايانه‌اي معرفي مي‌شود. رايانه اين كلمات را از مجموعه متون (مثلا در اين مورد عنوان) حذف و بقيه واژه‌ها را موضوع تلقي مي‌كند و در قالب‌هاي تعريف شده، مانند نمايه‌هاي كوئيك[17] ، كووك[18] ، و نمايه جايگشتي[19]  ارائه مي‌كند.

 از قديمي‌ترين و موفق‌ترين نمايه‌هاي واژه‌اي عنوان يكي نمايه كوئيك است. در اين نمايه عناوين گزارش‌ها، مقالات، و مانند آن به‌صورت ماشين‌خوان درمي‌آيد و به‌وسيله رايانه تقطيع مي‌شود، برنامه رايانه‌اي واژه‌هاي معنادار را از ميان واژه‌ها انتخاب مي‌كند و سپس هر عنوان را به گونه‌اي چاپ مي‌كند كه كليدواژه در موقعيتي برجسته (معمولا در ستوني در وسط عناوين) قرار گيرد و تمام عناوين بر اساس نظم الفبايي كليدواژه‌ها و حروف بعد از آن مرتب شوند (8: ج 11، ص 286-299). اين شناسه‌ها با روش‌هايي مانند نوشته شدن به‌صورت ايرانيك (ايتاليك) يا سياه، و يا فاصله‌گذاري از كلمات قبل و بعد در متن عنوان برجسته مي‌شوند تا چشم هنگام بازيابي خسته نشود. از نشانه‌گذاري هم براي مشخص كردن ابتدا و انتهاي عنوان استفاده مي‌شود. براي مثال مدخل‌هاي نمايه كوئيك براي يك عنوان مثل “واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي كتابداري و اطلاع‌رساني” به‌شكل ذيل در مي‌آيد.

هاي علوم كتابداري و                    اطلاع‌رساني#                 واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌ها

واژه‌نامه‌ها و                                دايره‌المعارف‌هاي              علوم‌ كتابداري و اطلاع‌رساني#

واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي         علوم                             كتابداري و اطلاع‌رساني

و دايره‌المعارف‌هاي علوم                كتابداري                         و اطلاع‌رساني#واژه‌نامه‌ها

كتابداري و اطلاع‌رساني#              واژه‌نامه‌ها                       ودايره‌المعارف‌هاي علوم

شكل 2- نمونه‌اي از مدخل‌هاي يك نمايه كوئيك

در نمايه كووك، كليدواژه‌ها از متن عنوان جدا مي‌شوند و به‌صورت الفبايي زير هم مي‌آيند، سپس، عنوان مرتبط ذيل هر كليدواژه نوشته مي‌شود.

اطلاع‌رساني

واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي علوم كتابداري و اطلاع‌رساني

دايره‌المعارف‌هاش

واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي علوم كتابداري و اطلاع‌رساني

علوم

واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي علوم كتابداري و اطلاع‌رساني

كتابداري

واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي علوم كتابداري و اطلاع‌رساني

واژه‌نامه‌ها

واژه‌نامه‌ها و دايره‌المعارف‌هاي علوم كتابداري و اطلاع‌رساني

شكل 3 – نمونه‌اي از مدخل‌هاي يك نمايه كووك

از مزاياي نمايه‌هاي واژه‌اي مي‌توان به امكان تهيه سريع به كمك رايانه، عدم نياز به تصميم‌گيري موردي، يكدستي كار و سليقه‌اي نبودن، ارزاني، طبيعي بودن زبان نمايه‌سازي، راحتي تهيه درهمكرد و وجود نوعي همارايي[20]  به‌دليل حفظ بافت طبيعي عنوان اشاره كرد. عيب اين نوع نمايه‌سازي آن است كه هميشه عنوان، گوياي موضوع مدرك نيست؛ عيب ديگر، نبودِ كنترل واژگاني[21]  و پراكندگي اطلاعات يك موضوع ذيل مدخل‌هاي مترادف و شبه مترادف، بدون وجود ارجاعات لازم‌است؛ و عيب سوم تلقي موضوعات هم املا به‌عنوان موضوع واحد است. به‌هرحال ميزان مفيد بودن اين نمايه‌ها به واقع نما بودن و روشني و معنادار بودن واژه‌هاي عنوان بستگي دارد. نمايه‌سازي واژه‌اي معمولا براي موادي نظير كتاب و مقاله كاربرد دارد و به‌كار نمايه‌سازي مواد ديداري، اشياي هنري، و امثال آن نمي‌آيد. نمايه‌سازي انواع اخير معمولا از نوع مفهومي است (8: ج 11، ص 286-299).

نمايه‌سازي مفهومي. نمايه‌سازي مفهومي فرايندي پيچيده است و تشريح آن به سادگي ميسر نيست. شيوه‌اي كه توسط انسان به‌كار گرفته مي‌شود تا موضوعات، ويژگي‌ها، معاني، و يا كاربردهاي ممكن متون زباني، تصاوير، و ساير انواع پيام‌ها را درك كند و بشناسد، ريشه در فرايند شناختيِ ذهن و فكر انسان دارد. اين فرايند به خوبي شناخته نشده و در عرصه‌هايي چون روان‌شناسي شناخت، علوم‌شناختي، و هوش مصنوعي موضوعي مهم به حساب مي‌آيد. همين اندازه مي‌دانيم كه اين فرايند حداقل از دو مرحله تشكيل شده، شناخت موضوع و ويژگي‌هاي آن، و توصيف آنها در قالب واژگاني مناسب براي بازيابي (1: 471-490). فرايند مذكور را مي‌توان به مراحل جزئي‌تر ذيل تفكيك كرد:

1. تدوين سياست‌ها و راهبردهاي كلي. قبل از شروع به‌كار، نمايه‌ساز بايد با نگاه به تمامي مجموعه‌اي كه بايد نمايه شود، در مورد اين مسائل تصميم‌گيري كند: نوع نمايه (به‌طور مثال دستي يا ماشيني بودن يا نحوه انتشار و ارائه آن)، ساختار مدخل‌ها (مثلا استفاده يا عدم استفاده از بيانگرها و شكل آنها)، ميزان اطلاعاتي كه قابليت مدخل شدن را ايجاد مي‌كند (عمق نمايه)، واحد سندي‌اي كه جاي‌نماها به آن رهنمون مي‌شوند (پاراگراف، صفحه، كل مدرك، و جز آن)، نحوه كنترل واژگاني، نحوه همارايي، مسئله ارجاعات، و ساير سياست‌ها كه در تدوين نمايه ضروري است.

سه عامل مهم در همه اين تصميم‌گيري‌ها مؤثر است: اول ماهيت مجموعه يا نوع موادي كه بايد نمايه شود، به‌طور مثال تجانس يا عدم تجانس آنها، فني يا غيرفني بودن منابع، يك زبانه يا چندزبانه بودن آنها؛ دوم ويژگي‌هاي استفاده‌كنندگان است، نمايه‌ساز بداند كه آيا استفاده‌كنندگان از مجموعه و نمايه، گروهي متجانس هستند يا نه، جست‌وجوگران موردي‌اند يا پژوهشگران حرفه‌اي، كم سوادند يا تحصيل‌كرده، متخصص هستند يا غيرمتخصص؛ و سوم شرايط و محيط فيزيكي است، مثلا تعيين اينكه آيا نمايه به‌صورت مستقيم و به همراه منبع اصلي (مثل نمايه انتهاي كتاب) و يا جداگانه منتشر مي‌شود، و يا اينكه آيا نمايه در دست تهيه مستقل و خودكفاست يابخشي از يك نمايه دنباله‌دار است كه بعدآ با ساير قسمت‌ها درهمكرد مي‌شود، و آيا به‌صورت دستي ذخيره و بازيابي مي‌شود يا به‌صورت ماشيني.

همچنين قبل از شروع بايد درباره آنچه كه نبايد نمايه شود (مانند تبليغات، يادداشت‌ها، و منابع و مآخذ)؛ يا آنچه كه مي‌تواند به‌صورت گذرا و سطحي نمايه شود (مانند نامه‌ها، يادداشت‌هاي كوتاه، پانويس‌ها، و مانند آن)؛ و آنچه كه در مورد آن نياز به استفاده از واژگان فني تخصصي و يا واژگان ساير زبان‌ها وجود دارد، تصميم‌گيري شود. پس از پاسخگويي به چنين سؤالاتي، طراحي كلي و معيارهاي مهم ساخت نمايه تدوين شده و مي‌توان كار تهيه نمايه را آغاز كرد (8: ج 11، ص 286-299). بهتر است اگر نمايه به‌صورت نمايش دادني منتشر مي‌شود، اين سياست‌ها در مقدمه نمايه بيايد.

2. آشنايي و شناخت. نمايه‌ساز بايد تصوير روشني از محتواي اطلاعاتي مدرك به‌دست آورد. به اين منظور مطالعه عنوان، رئوس مطالب، چكيده، نتيجه‌گيري، پيشنهادات، و يا تمام متن (بسته به عمق نمايه) ضروري است. از سوي ديگر نمايه‌ساز بايد با نيازهاي جامعه استفاده‌كننده (بالقوه و بالفعل) آشنا باشد تا بتواند تمامي راه‌هاي دستيابي موضوعي به مدرك را در نمايه پيش‌بيني كند. داشتن ديد هدفمند اما بي‌طرف، به همراه توجه به نيازهاي احتمالي جامعه، براي نمايه‌سازي ضروري است. از اين منظر نمايه‌ساز بايد توجه كند كه استفاده‌كننده از نمايه ممكن است با مخاطباني كه اصل اثر براي آنها نگاشته شده كاملا متفاوت باشد، مثلا اگر قطعاتي از يك متن فلسفي به‌عنوان گزيده نثر در يك كتاب آيين‌نگارش گنجانيده شده، در اين حالت نمايه‌ساز متن را از بُعد آموزش متن نيز مورد توجه قرار مي‌دهد و سعي در نمايش اين ويژگي‌ها در نمايه دارد.
3. تحليل محتوا و انتخاب اوليه مفاهيم. ارائه تعريفي جامع از “مفهوم” در نمايه‌سازي مفهومي، مشكل است. در تحليل محتوا شايد بتوان چكيده يك فكر يا خمير مايه موجود در مدرك و يا روابط موجود ميان اشيا يا رخدادها و ساير پديده‌ها را “مفهوم” ناميد و يا ممكن است به دسته‌ها و يا رده‌هايي كه اين پديده‌ها به آنها تعلق دارند مفهوم اطلاق كرد. در اين مرحله نمايه‌ساز بايد در مورد موضوعاتي تصميم‌گيري كند كه از نظر نمايه‌سازي داراي اهميت است. مي‌توان اطلاعات هر مدرك را گروه‌بندي و هر گروه را در قالب يك عبارت كوتاه يادداشت كرد، تقريبآ همه صاحب‌نظراني كه درباره تحليل محتواي مدرك سخن گفته‌اند، بر اهميت نقش تجربه در اين امر تأكيد دارند. طبيعي است كه موضوعات اصلي بايد مدخل قرار گيرند، اما در مورد موضوعات فرعي و اينكه تا چه حد در نمايه حضور يابند بايد تصميم‌گيري كرد. بعضي از مراكز نمايه‌سازي، سياست خاصي در مورد نحوه انتخاب موضوع، تدوين و به نمايه‌سازان ارائه مي‌كنند، مثلا به نمايه‌سازان >چكيده‌نامه شيمي<[22]  گفته شده هر نوع روش اندازه‌گيري، ابزار كار، پيشنهاد و نظريه جديد، و تمام تركيبات جديد شيميايي كه در متن آمده بايد نمايه شود.

استخراج مفاهيم و واژه‌ها از يك متن و انتساب آن به مدرك برمبناي اصول معيني صورت مي‌گيرد: الف) نياز استفاده‌كننده، يعني آشنايي نمايه‌ساز با نيازهاي اطلاعاتي استفاده‌كننده بالفعل و بالقوه و همچنين واژگان رايج در حوزه مورد نمايه‌سازي حائز اهميت است؛ ب) حفظ جامعيت[23] نمايه، بدين معنا كه در نمايه‌سازي سعي بر آن است كه تمام مفاهيم اصليِ موجود در مدرك كه داراي ارزش اطلاعاتي است به‌عنوان شناسه در نمايه گنجانده شود. انتخاب مفاهيمِ فرعي كه در مدرك به‌طور جانبي به آن پرداخته شده، سبب حجيم شدن نمايه و انحراف كاربر از مفاهيم اصلي است. در اين زمينه توجه به عمق نمايه كه در سياست‌گذاري‌هاي اوليه انجام مي‌شود مي‌تواند راهگشا باشد؛ و ج) اخص بودن[24] كليدواژه، بدين معنا كه واژه‌هايي كه به‌عنوان توصيفگر انتخاب مي‌شوند بايد اخص‌ترين واژه‌هاي ممكن براي توصيف موضوع باشد، مثلا اگر مدركي راجع به “مدارس ابتدايي” است، اختصاص توصيفگر كلي مدارس به آن خلاف اين اصل است. البته با اخص شدن موضوع، ميزان بازيابي كاهش مي‌يابد، با اين حال استانداردهاي نمايه‌سازي به‌كارگيري واژه‌هاي اخص را به‌عنوان توصيفگر توصيه مي‌كند، چرا كه اگر كنترل واژگاني به خوبي صورت گرفته باشد، در صورت نياز امكان گسترش و عمومي كردن جست‌وجو وجود دارد. در نظام‌هاي نمايه‌سازي واژه‌اي، مانند بيشتر شيوه‌هاي نمايه‌سازي خودكار كه از كليدواژه‌هاي متن استفاده مي‌كنند، امكان انتخابي در اين زمنيه وجود ندارد، اما نظام‌هاي نمايه‌سازي كه ضمن تحليل موضوع، كليدواژه به آن منتسب مي‌كنند، بايد اين اصل را مدنظر داشته باشند.

4. ارزيابي و انتخاب نهايي مفاهيم. در اين مرحله نمايه‌ساز سعي مي‌كند همه عناصري را كه ممكن است استفاده‌كنندگان مايل باشند در جست‌وجو بازيابي كنند، از ميان مفاهيم انتخاب شده در مرحله قبل گزينش كند و موارد بي‌ربط يا كم ربط از نظر اطلاعات را حذف كند. در اين مرحله نمايه‌ساز تصميم مي‌گيرد كه يك پاره اطلاع تا چه حد مي‌تواند براي كاربر مفيد باشد و حذف آن تا چه ميزان از جامعيت نمايه مي‌كاهد.

تصميم‌گيري در اين مورد غالبآ كاري شاق است و ممكن است در سطوح مختلف كار بارها و بارها تكرار شود، نمايه‌ساز در اين مرحله در سطحي خاص‌تر تصميم‌گيري مي‌كند، او ضمن حركت از بخشي از مجموعه به بخشي ديگر، از موردي به مورد ديگر، و يا از پاراگرافي به پاراگراف ديگر بايد تصميم بگيرد كه اصولا مطلبي در نمايه بيايد يا نه و اگر بيايد در قالب چه توصيفگري.

مسئله عمق نمايه‌سازي[25] ، ميزان ريز شدن و اخص بودن پيام‌هايي كه بايد در نمايه بيايد، نوع توصيفگر با توجه به سياست‌گذاري‌هاي اوليه، و تعداد واژه‌هايي كه هر مطلب بايد با آن بيان شود، در اينجا مورد توجه قرار مي‌گيرد. نمايه‌ساز براي تصميم‌گيري صحيح بايد همواره توجه كند كه اولا كاربر براي يافتن مطلبي خاص احتمالا از چه واژه‌هايي استفاده خواهد كرد؛ ثانيآ آيا هنگامي كه كاربر ذيل يك مدخل منتخب از نمايه به‌دنبال اطلاعات موردنظر مي‌گردد، آيا اطلاعات موردنياز برايش در نمايه گنجانده شده است (8: ج 11، ص 286-299). توجه به جديد و مفيد بودن اطلاع براي گروه‌هاي بزرگي از استفاده‌كنندگان، و تخصصي يا عمومي بودن آن در حوزه مورد نمايه‌سازي، از ملاك‌هاي ديگر ارزيابي و تصميم‌گيري است.

5. تبديل مفاهيم انتخاب شده به اصطلاحات و توصيفگرهاي نمايه و گنجاندن جاي نماها. پس از انتخاب نهايي مفاهيم، براي تبديل اين مفاهيم به توصيفگرهاي نمايه مسائل متعددي مطرح است كه عمده‌ترين آنها عبارتند از: الف) نحوه كنترل واژگاني به‌منظور رعايت اصل وحدت[26] در نمايه‌سازي؛ و ب) نحوه همارايي شناسه‌ها يا نظام‌هاي پيش‌همارا و پس‌همارا، كه هر يك در ادامه مورد بحث قرار خواهد گرفت.
6. ساير مراحل. در اينجا سه مرحله بايد طي شود: الف) مرتب كردن مدخل‌هاي نمايه بر اساس نظام پيش‌بيني شده مثلا به‌صورت الفبايي، تاريخي، رده‌اي، و يا هر نظم شناخته‌شده ديگر؛ ب) مقايسه و ويرايش مدخل‌ها و مشخص كردن روابط ميان آنها؛ و ج) مرتب كردن اطلاعات توصيفي و برقراري ارتباط لازم بين بخش توصيفي و تحليلي (در نمايه‌هايي كه مستقل از متن اصلي تهيه مي‌شوند).

همارايي شناسه‌ها در نمايه‌سازي. يكي از مباحث مهم در نمايه‌سازي در مرحله تبديل مفاهيم مدارك به اصطلاحات نمايه، بحث همارايي شناسه‌هاست. منظور از همارايي نحوه و زمان ايجاد پيوند نحوي بين اصطلاحات موجود در شناسه‌هايي است كه از چند اصطلاح تشكيل شده‌اند. نظام‌هاي نمايه‌سازي از نظر قواعد آرايش شناسه‌ها، زمان و عامل هم‌آراكننده به دو دسته كلي پيش‌همارا[27]  و پس‌همارا[28]  تقسيم مي‌شوند.

1. نظام‌هاي نمايه‌سازي پيش‌همارا. در اين نظام‌ها برقراري رابطه نحوي بين اصطلاحات، قبل از ذخيره‌سازي و توسط نمايه‌ساز صورت مي‌گيرد. تعيين موضوع در قالب رشته‌اي از كلمات كه با تركيب نحوي معيني پشت سر هم قرار گرفته، بيان مي‌شود و اگر جست‌وجوگر در همان قالب به‌دنبال موضوع بگردد قادر به بازيابي خواهد بود. از آنجا كه زمينه‌هاي عدم‌تطبيق بين الگوي پيش‌هماراي نمايه‌ساز از موضوع و الگوي كاربر براي يافتن اطلاعات بسيار زياد است، بايد اولا توصيفگر مرجّح به‌گونه‌اي انتخاب شود كه مورداستفاده تعداد بيشتري از استفاده‌كنندگان باشد، ثانيآ در مواقعي كه مفهوم مدرك از متن در قالب چند كلمه به‌صورت يك عبارت بيان مي‌شود، طبعآ فقط يكي از اين چند كلمه در ابتدا قرار مي‌گيرد و مدخل نمايه مي‌شود و ساير كلمات كه بعد از آن مي‌آيند (= مفاهيم ثانويه) بايد امكان مدخل شدن بيابند. ايجاد ارجاعات از مفاهيم ثانويه قاعدتآ بايد داراي الگو باشد، و در آن اصل صرفه‌جويي و جلوگيري از حجيم شدن نمايه رعايت شود.

اين ارجاعات به لحاظ ماهيت با ارجاعاتي كه از مفاهيم مترادف و وابسته به شناسه موردنظر صورت مي‌گيرد متفاوت است. بنابراين در نمايه‌هاي پيش‌همارا با دو نوع ارجاع از نظر ماهيت روبه‌رو هستيم: ارجاع از مفاهيم مترادف و وابسته، و ارجاع از اصطلاحات ثانويه در يك شناسه مركب به آن شناسه. از مهم‌ترين اَشكال نمايه‌هاي پيش‌همارا مي‌توان به نمايه‌هاي انتهاي كتاب[29]  اشاره كرد.

2. نظام‌هاي نمايه‌سازي پس‌همارا. به‌دليل مشكلات ذكر شده در نظام‌هاي نمايه‌سازي پيش‌همارا و مخالفت‌هايي كه با همارايي اصطلاحات به‌دست نمايه‌ساز صورت گرفت، نظام‌هاي ديگري شكل گرفت كه در آن برقرار كردن پيوند بين واژه‌هاي يك شناسه مركب، در مرحله بازيابي و توسط جست‌وجوگر صورت مي‌گيرد. به علاوه، فراهم شدن امكان استفاده بيشتر از رايانه در ذخيره و بازيابي، موجب رواج بيشتر نظام‌هاي پس‌همارا شد.

در اين نظام موضوع مدرك در قالب تك‌واژه‌ها[30]  يا اصطلاحات تك مفهومي بر روي برگه‌ها يا در فايل‌هاي رايانه‌اي ثبت مي‌شود و در مقابل آن جاي‌نما مي‌آيد. جست‌وجوگر مي‌تواند موضوع موردنظر خود را به تك‌واژه‌ها تفكيك و هر واژه را جداگانه از نمايه استخراج كند، سپس جاي‌نماي مدارك استخراج شده را با هم مقايسه و مدارك داراي جاي‌نماي مشترك را به‌عنوان نتيجه، بازيابي كند. از عمده‌ترين مشكلات اين نظام‌ها ملاحظات نحوي و معناشناختي است كه يكي از مهم‌ترين آنها مسئله تقدم و تأخر اصطلاحات در هنگام همارايي است. مثلا به هنگام جست‌وجوي مدركي در مورد “فلسفه علم”، ممكن است همه مدارك مربوط به “علم و فلسفه” و “علم فلسفه” هم بازيابي شود كه مرتبط با موضوع نيست. البته براي رفع اين مشكل پيشنهادهايي در مورد كدگذاري روي تك‌واژه‌ها و يا تعيين نقش و ربط[31]  آنها ارائه شده است. بر اساس اين پيشنهادات بايد دستورالعملي[32]  خاص تهيه شود و در اختيار نمايه‌ساز قرار گيردكه در سرتاسر كار به‌طور يكدست از آن استفاده كند. از مهم‌ترين انواع قديمي نظام‌هاي پس‌همارا، نظام‌هاي پس‌هماراي مبتني بر برگه (كارت) است كه خود به دو دسته بزرگ تقسيم مي‌شوند. در يك دسته در بالاي هر كارت يا برگه يك توصيفگر و زير آن جاي‌نماها (= شماره بازيابي مدارك نمايه شده) مي‌آيد. اين نوع برگه‌ها را مي‌توان كارت اصطلاح”[33]  ناميد كه گونه‌هاي رايج آن برگه‌هاي ده ستوني و نظام‌هاي تطابق نوري هستند. در دسته دوم كل اطلاعات يك مدرك بر روي كارت نوشته مي‌شود، مانند برگه‌هاي لبه منگنه. اين نوع برگه‌ها را مي‌توان “كارت مدرك”[34]  ناميد.

بيشتر موتورهاي جست‌وجوي وب بر نمايه‌هاي واژه‌اي از نوع پس‌همارا متكي هستند.

منطق جست‌وجو در نظام‌هاي پس‌همارا. از آنجاكه در نمايه‌هاي پس‌همارا تركيب كردن واژه‌ها در مرحله جست‌وجو انجام مي‌شود، به‌منظور صورت‌بندي دقيق‌تر عبارت جست‌وجو، از الگوهايي براي همارايي توصيفگرها استفاده مي‌شود كه به “منطق جست‌وجو در نظام‌هاي پس‌همارا” معروفند. منطق جست‌وجو در اكثر نمايه‌هاي پس‌همارا منطق رياضي جورج بول رياضي‌دان انگليسي است. عملگرهاي منطق بولي‌‌‌ عبارتند از : AND(و)، OR (يا)، و  NOT(نه). از عملگر  ANDوقتي براي همارايي استفاده مي‌شود كه قصد يافتن مداركي باشد كه در آنها همه توصيفگرها با هم آمده باشد، اين عملگر بااخص كردن جست‌وجو سبب محدود شدن مدارك بازيابي شده مي‌شود. از عملگر  ORزماني استفاده مي‌شود كه قصد يافتن مداركي باشد كه در آنها يكي از توصيفگرهاي موردنظر وجود داشته باشد، استفاده از اين عملگر سبب گسترش دامنه بازيابي مي‌شود. از عملگر  NOTوقتي استفاده مي‌شود كه هدف بازيابي مداركي است كه در آن، توصيفگر موردنظر وجود دارد، اما توصيفگري كه به‌دنبال  NOTمي‌آيد وجود ندارد (9: 44-46). از منطق جست‌وجوي بولي، خصوصآ در نظام‌هاي رايانه‌اي بازيابي اطلاعات به‌صورت مستقيم و يا تلويحي استفاده مي‌شود. گزينه “دربردارنده همه اين كلمات” در برنامه‌هاي جست‌وجوي رايانه‌اي معادل عملگر AND و گزينه “هر يك از اين كلمات”، معادل عملگر  ORو گزينه “نبايد دربرداشته باشد” معادل عملگر  NOTاست.

كنترل واژگان و زبان‌هاي نمايه‌سازي[35]. همان‌گونه كه در بحث فرايند نمايه‌سازي مفهومي گفته شد، پس از استخراج مفاهيم مدرك، اين مفاهيم بايد در قالب واژه‌هايي بيان شود كه با پرسش كاوشگر منطبق باشد. مسئله انطباق واژه‌هاي انتخاب شده توسط نمايه‌ساز با واژه‌هاي كاربر هنگام جست‌وجوي اطلاعات در نمايه، امري مهم است. پژوهش‌ها نشان مي‌دهد كه نحوه استفاده از زبان توسط نمايه‌سازان و استفاده‌كنندگان بسيار متفاوت است، به نحوي كه ميزان توافق در مورد به‌كارگيري واژه‌هاي ناظر به يك مفهوم را بين نمايه‌سازان و كاربران تنها 25 درصد مي‌دانند. برخي از اين تفاوت‌ها ناشي از تفاوت در انتخاب واژه‌ها و بقيه ناشي از اختلاف در درك موضوع يا مفهوم‌سازي است. يك بررسي نشان داده است كه براي برآورده كردن نياز اطلاعاتي 80 درصد كاوشگران پيرامون يك موضوع، گنجاندن 15 كليدواژه متفاوت ناظر به آن موضوع در نمايه ضروري است (1: 471-490). قواعد مربوط به برگرداندن مفاهيم به واژگان قابل استفاده در نمايه را مي‌توان زبان نمايه‌سازي ناميد. زبان‌هاي نمايه‌سازي را مي‌توان در سه گروه بررسي كرد:

1. نمايه‌سازي به زبان آزاد[36] . در اين نظام، نمايه‌ساز از توصيفگرهايي كه خود مناسب مي‌داند براي توصيف مفاهيم موجود در مدارك استفاده مي‌كند، خواه اين توصيفگرها در متن آمده باشد يا نه. اصل انتخاب توصيفگر اخص و اصل وحدت در نمايه‌سازي بايد در اين زمينه مورد توجه قرار گيرد. منظور از اصل وحدت آن است كه در نمايه‌سازي به زبان آزاد بايد تدابيري انديشيده شود كه از پراكندگي يك مفهوم ذيل توصيفگرهاي متعدد اجتناب شود. در نمايه‌سازي به زبان آزاد ممكن است يك مفهوم با توصيفگرهاي متعدد بيان شود كه ترادف معنايي واژه‌ها، قديمي يا جديد بودن آنها، بومي يا وارداتي بودن، علمي يا عمومي بودن، اختصاري يا كامل بودن، مفرد يا جمع بودن آنها، و يا وجود چند اصطلاح ناظر به يك مفهوم مي‌تواند از جمله علت‌هاي آن باشد. در نمايه‌سازي به زبان آزاد سعي مي‌شود با اتخاذ تدابيري از جمله انتخاب يك توصيفگر مرجّح و گنجاندن ارجاعات از موارد مورداشاره، مثلا از مترادفات به توصيفگر مرجّح، از پراكنده شدن اطلاعات مربوط به يك مفهوم ذيل مدخل‌هاي متعدد جلوگيري شود. اين كار در واقع اعمال نوعي كنترل واژگاني است كه در جريان كار و توسط نمايه‌ساز، بدون استفاده از اصطلاحنامه انجام مي‌شود.
2. نمايه‌سازي به زبان طبيعي[37] . در اين نظام از واژه‌هاي به‌كار رفته در خود مدرك به‌عنوان توصيفگر استفاده مي‌شود. يعني مفاهيم استخراج شده فقط با استفاده از واژه‌هاي به‌كار رفته در متن به توصيفگر تبديل مي‌شوند. اين نوع نمايه‌سازي را مي‌توان از مصاديق نمايه‌سازي به زبان آزاد هم تلقي كرد. بنابراين اصول پيش‌گفته در مورد نمايه‌سازي به زبان آزاد در اينجا هم كاربرد دارد، مگر هدف تهيه نمايه‌هاي واژه‌اي باشد. نمايه‌هاي كوئيك و كووك از انواع نمايه‌هاي واژه‌اي به زبان طبيعي هستند.
3. نمايه‌سازي به زبان كنترل شده. در اين نوع نمايه‌سازي مفاهيم استخراج شده از متن به منظور انتخاب توصيفگر با فهرست‌هاي معيار مانند سرعنوان‌هاي‌ موضوعي و يا اصطلاحنامه ‌ها تطبيق داده مي‌شود.

تفاوت عمده اصطلاحنامه‌ها با سرعنوان‌هاي موضوعي در آن است كه روابط موجود در اصطلاحنامه از نوع سلسله مراتبي (اعم و اخص)، وابستگي، و يا ترادف است، هر چند درسرعنوان‌هاي موضوعي هم علاوه بر ارجاعات “نگاه كنيد” و “نيز نگاه كنيد” واژه‌هاي اعم و اخص مشخص مي‌شوند، اما اين موارد ضرورتآ با نگاهي دقيق به روابط صحيح معنايي گنجانده نشده و بيشتر مواردي را شامل مي‌شوند كه گنجاندن آنها براي كاربر مفيد است. ارجاع “نيز نگاه كنيد” در اين فهرست‌ها مي‌آيد، اما اين ارجاعات از نوع سلسله مراتبي يا وابسته نيستند. تفاوت ديگر اين دو ابزار كنترل واژگاني در آنهاست؛ فهرست‌هاي سرعنوان موضوعي اغلب فهرستي از توصيفگرهاي پيش‌همارا هستند، ولي اصطلاحنامه‌ها داراي توصيفگرهاي تك مفهومي هستند كه مي‌تواند در مرحله نمايه‌سازي توسط نمايه‌ساز انتخاب و همارا شود و مدخل قرار گيرد و يا در مرحله بازيابي توسط كاربر، بازيابي و همارا شود (6: 1-5).

مزيت استفاده از زبان كنترل شده در نمايه‌سازي، جلوگيري از حذف اطلاعات به‌دليل پراكندگي ذيل توصيفگرهاي متعدد است. همچنين در اين شيوه استفاده‌كننده نيازي به مراجعه به مدخل‌هاي متعدد براي يافتن اطلاعات مربوط به يك مفهوم واحد را ندارد. نمايه‌سازي واژه‌اي و عدم كنترل واژگان در شيوه‌هاي نمايه‌سازي خودكار از جمله در بانك‌هاي اطلاعاتي موتورهاي جست‌وجو سبب آشفتگي كاربران در بازيابي اطلاعات مي‌شود. بازيابي هزاران مدرك غيرمرتبط و عدم‌بازيابي مدارك مرتبطي كه مفهوم مورد جست‌وجو را با توصيفگر متفاوت ذخيره كرده، نياز بيشتر به نمايه‌سازي مفهومي و كنترل واژگاني را در اين محيط يادآور مي‌شود.

با رشد استفاده از فنون نمايه‌سازي ماشيني و افزايش نياز به جست‌وجوي پايگاه‌هاي اطلاعاتي متعدد كه در آنها زبان‌هاي كنترل شده متفاوتي به‌كار گرفته مي‌شود، دانشمندان علوم اطلاع‌رساني تلاش‌هايي را به‌منظور تهيه اصطلاحنامه‌هاي جست‌وجو (در مقابل اصطلاحنامه‌هاي نمايه‌سازي) آغاز كرده‌اند، اين نوع اصطلاحنامه‌ها ديگر از فهرست اصطلاحات مرجّح كه در نمايه‌سازي به‌كار مي‌روند تشكيل نمي‌شوند، بلكه بيشتر سعي مي‌كنند نمايي از واژگان يك حوزه موضوعي ترسيم كنند و پيوندي بين واژه‌هاي مختلف ناظر به يك مفهوم و همچنين واژه‌هاي اعم و اخص و وابسته برقرار كنند. هدف اين تلاش به‌جاي محدود كردن يا كنترل واژگان نمايه‌سازي تسهيل جست‌وجو، فارغ از واژگان به‌كار رفته در نمايه است.

در دوران معاصر، همچنين، علاقه به استفاده از “انتولوژي” (هستي‌شناسي)[38] ها براي مديريت كنترل واژگان و همچنين جابه‌جايي مفهومي در عرصه جست‌وجوي الكترونيكي و به‌كارگيري رايانه افزايش يافته است.

انتولوژي شاخه‌اي مهم از فلسفه است كه به شناخت هستي، چيستي/ماهيت مي‌پردازد. گزاره انتولوژيك حكمي است كه چيستي يك پديده با آن بيان مي‌شود. اين واژه توسط پژوهشگران حوزه هوش مصنوعي و مهندسي دانش از فلسفه به عاريت گرفته شده تا تلاش‌هايي را نشان دهد كه به‌طور بسيار منظم و با استفاده از رايانه به‌منظور توصيف ويژگي‌هاي واقعيت و يا “واقعيت جهان” در يك قلمرو كوچك انجام مي‌شود. انتولوژي‌ها ويژگي‌هاي اصطلاحنامه‌اي رده‌بندي شده را دارند. تفاوت عمده آنها با اصطلاحنامه‌ها در اين است كه اصطلاحنامه‌ها بيشتر براي استفاده مستقيم توسط انسان كه نيازمند كمك در زمينه واژگان و دستيابي به اطلاعات است طراحي شده، حال آنكه انتولوژي‌ها براي گنجانده شدن در عمليات نرم‌افزاري طراحي مي‌شوند، از اين‌رو، قواعد تدوين مقولات و سلسله مراتب در انتولوژي‌ها بايد بسيار دقيق‌تر باشد (1: 471-490).

نمايه‌سازي رايانه‌اي[39]  (خودكار يا ماشيني). نوعي نمايه‌سازي است كه در آن با استفاده از الگوريتم رايانه‌اي، واژه‌هاي كليدي يك مدرك از عنوان يا متن استخراج، و سپس در قالب مدخل‌هاي نمايه مرتب و سازماندهي مي‌شوند (7: ذيل واژه). ممكن است كل فرايند نمايه‌سازي، اعم از استخراج كليدواژه‌ها، مرتب كردن مدخل‌ها، و ايجاد و اصلاح ارجاعات متقابل از مترادف‌ها و ساير ارجاعات توسط نرم‌افزارهايي انجام گيرد كه به اين‌منظور تهيه مي‌شود. در اين‌صورت مي‌توان آن را نمايه‌سازي رايانه‌اي (ماشيني) دانست. اين امكان هم وجود دارد كه تحليل متن و استخراج كليد واژه‌ها توسط انسان صورت گيرد و از انواع نرم‌افزارها براي انجام ساير امور نظير مرتب كردن مدخل‌ها، ايجاد ارجاعات و غيره كمك گرفته شود. اين كار نمايه‌سازي به كمك رايانه[40]  ناميده مي‌شود.

 سابقه استفاده از رايانه در نمايه‌سازي به اوايل دهه 1950 مي‌رسد. اما تحول عمده در اين خصوص در دهه 1980 و همزمان با پيشرفت‌هاي فناوري اطلاعات صورت گرفت. اين پيشرفت‌ها براي شركت‌هاي بزرگ نمايه‌سازي اين امكان را به‌وجود آورد كه برنامه‌هاي پايگاه‌هاي اختصاصي را براي استفاده در نمايه‌سازي نشريات ارائه و گسترش دهند. نرم‌افزارهاي ويژه نمايه‌سازي با آنچه در برنامه‌هاي واژه‌پرداز (نظير Word) براي نمايه‌سازي تعبيه شد، كاملا متفاوت است. اين نرم‌افزارها مي‌توانستند كارهايي نظير الفبايي كردن، تنظيم تورفتگي و بيرون آمدگي مدخل‌ها و ساير امور مربوط به صفحه‌آرايي را انجام دهند.

امروزه، برخي متخصصان، مشغول بررسي و كار بر روي نحوه پردازش زبان طبيعي، به‌منظور انجام نمايه‌سازي خودكار به‌طور كامل هستند، اما تحقيقات در زمينه هوش مصنوعي هنوز به آن پايه نرسيده كه رايانه‌ها را قادر سازد فرايند فكري نمايه‌سازي را انجام دهند (6: 1-5).

نمايه‌سازي ماشيني درگذشته منحصرآ براي تحليل پيام‌هاي متني به‌كار مي‌رفت، پژوهش در مورد استفاده از اين شيوه در مورد تصاوير، خصوصآ محتواي پيام تصويري، و نه ويژگي‌هاي ظاهري آن مانند طرح و رنگ آغاز شده است. در زمينه استفاده از اين فنون براي توصيف سند، مانند آنچه در نمايه‌سازي توصيفي انجام مي‌شود، تلاش زيادي صورت نگرفته است، برعكس در زمينه توصيف محتواي پيام بسيار تلاش شده است.

نمايه‌سازي ماشيني معمولا بر فنون تحليل آماري و همايندي واژه‌ها در متون استوار است. روش‌هاي جدا كردن ريشه كلمات هم به اين شيوه مهم مدد مي‌رساند. گاهي براي شناسايي واژه‌هاي عبارتي كه بهتر است با آنها به‌عنوان يك واحد برخورد شود، از تقطيعِ[41]  معنايي متن استفاده مي‌شود. جنبه‌هاي معنايي هم مي‌تواند با استفاده از مقابله واژه‌ها و عبارات با يك اصطلاحنامه جامع، به‌منظور تهيه واژگاني يكدست و برقراري پيوند بين واژگان مرتبط، به نمايه‌سازي ماشيني اضافه شود. اكنون مدت‌هاست كه از همايندي[42] واژه‌ها، لغات، عبارات، و استنادات كتابشناختي براي كمك به يافتن واژه‌ها و مدارك مربوط به هم استفاده مي‌شود. از همين خاصيت در تهيه رابط‌هاي جست‌وجو در كتابخانه‌هاي ديجيتالي هم استفاده مي‌شود.

از همايندي استنادات كتابشناختي در تهيه نمايه‌هاي استنادي نيز استفاده مي‌شود. اين نمايه‌ها به پژوهشگران در رديابي نويسندگان و مداركي كه به آثار مورد علاقه قبلي استناد كرده‌اند، كمك مي‌كند. اين همايندي مي‌تواند براي خوشه‌بندي[43]  دسته‌هايي از مدارك كه استناد يكسان دارند، به‌كار رود. همچنين از همايندي استنادي و شناخت گروه‌هايي از اسناد جديد كه به يكديگر استناد كرده‌اند، براي شناخت الگوهاي پژوهشي در حال ظهور استفاده مي‌شود.

تحليل معاني نهفته[44] ، يك نمونه از شيوه‌هاي پيشرفته در نمايه‌سازي ماشيني است. در اين شيوه پيام‌هاي موجود در مدرك با تك‌واژه‌ها و جدا جدا بيان نمي‌شود، بلكه پيام‌ها به شكل خوشه‌هايي از واژه‌ها بيان مي‌شوند. اين واژه‌ها از طريق تحليل آماري و به‌عنوان واژه‌هايي كه در بسياري از متون وابسته و همايند ظاهر شده‌اند، شناخته مي‌شوند. تحليل معنايي نهفته سعي دارد بر چالش مربوط به اختلافات واژگاني از طريق استفاده از اين خوشه واژه‌ها، كه در مقايسه با تك واژه‌ها مي‌توانند با ثبات‌تر باشند، فائق آيد (1: 471-490).

همان‌طور كه در بالا گفته شد شيوه‌هاي خودكار عمدتآ به تحليل آماري بسامد لغات در متن متكي هستند، در بسامدگيري، ابتدا فهرستي از واژه‌هاي غيرمجاز تهيه و در برنامه گنجانده مي‌شود. رايانه، متن مدارك را با اين فهرست تطبيق داده واژه‌هاي غيرمجاز را حذف و بسامد واژه‌هاي باقيمانده را تعيين مي‌كند، واژه‌هاي با بسامد بسيار بالا و بسيار كم، حذف و بقيه به‌عنوان موضوع تنظيم و همراه با جاي‌نما در قالب مدخل‌ها ارائه مي‌شوند. اين امكان هم وجود دارد كه به‌جاي ارائه فهرست واژه‌هاي غيرمجاز، واژه‌هاي مجاز در يك حوزه مثلا در قالب يك اصطلاحنامه به برنامه داده شود تا هر جا آنها را يافت، انتخاب، و سپس مانند شيوه قبل عمل كند. در اين شيوه همچنين مي‌توان تنظيم ارجاعات لازم را بر اساس روابط موجود در اصطلاحنامه در برنامه گنجاند و به نوعي كنترل واژگاني دست يافت.

در استفاده از شيوه نمايه‌سازي دستي يا ماشيني بايد ملاحظات عملي مختلفي را درنظر داشت. مثلا اگر نمايه فقط براي يك‌بار تهيه مي‌شود و طرحي مستقل است، و يا اگر امكانات رايانه‌اي و نرم‌افزاريِ موجود مناسب نيست، استفاده از شيوه دستي ارجحيت دارد؛ ولي اگر نمايه از نوع دنباله‌دار[45] است و قرار است مرتبآ روزآمد شده و از آن درهمكرد تهيه شود، همچنين اگر تجهيزات رايانه‌اي و نرم‌افزاري فراهم است، نمايه‌سازي ماشيني مطلوب است، در غيراين‌صورت هزينه‌هاي تهيه رايانه و نرم‌افزار صرفآ براي تهيه يك نمايه محدود قابل قبول نخواهد بود (8: ج 11، ص 286-299).

نظام‌هاي نمايه‌سازي ماشيني در شرايطي كه موضوعي محدود به‌صورتي شفاف و روشن و در قالب جملات اخباري تعريف شده باشد و در آن از لغات مبهم و داراي حشو و زوايد استفاده نشده باشد، بهتر كار مي‌كند؛ اما در مواردي كه مدارك مورد نمايه‌سازي ناهمگون و پراكنده‌اند و موضوع از مدركي به مدرك ديگر فرق مي‌كند و يا موضوعي به صورت انتزاعي بيان شده و يا شيوه بيان پيچيده و ادبي و حتي شعري است و يا متن پر از اشارات و دلالت‌هاي ضمني و معاني پنهان و مفاهيم دقيق است، بهتر است نمايه‌سازي توسط انسان صورت گيرد. انسان است كه مي‌تواند اين‌گونه متون را ــ ولو با اشتباهات مكرر ــ تفسير، استنباط، و نتيجه‌گيري كند. رايانه امكان انجام اين كار را ندارد.

البته از نظر سرعت و يكدستي، نمايه‌سازي ماشيني بسيار كارآمدتر از نمايه‌سازي انسان است، به‌گونه‌اي كه هرگاه متون مورد نمايه‌سازي ماشين‌خوان باشند و پارامترهاي انتخاب واژگان به نحو دقيق در برنامه گنجانده شده باشد، رايانه مي‌تواند مقادير عظيمي از متون را با سرعتي غيرقابل تصور اسكن كند و بدون داشتن خطا، يك واژه را هر چند بار كه در متن آمده باشد، انتخاب و جاي‌نماي مناسب را براي آن بگنجاند. اما تشخيص موارد اندكي از اشتباهات املايي، يا تفاوت‌هاي جزئي در املا، و يا نوشته شدن همان واژه با مقداري فاصله بين حروف براي ماشين دشوار است، كاري كه براي انسان آسان است.

انواع نمايه. نمايه‌ها را از جنبه‌هاي مختلف مي‌توان تقسيم‌بندي كرد، براي مثال:

– از نظر نوع اطلاعات، نمايه‌ها مي‌توانند به نمايه نام‌هاي اشخاص، نام‌هاي تنالگاني، نام‌هاي جغرافيايي، نمايه موضوعي، نمايه عناوين آثار، و مانند آن تقسيم‌بندي شوند؛

– از نظر شيوه تهيه، نمايه‌ها مي‌توانند دستي يا ماشيني يا تركيبي از اين دو باشد؛

– از نظر ساختار، نمايه‌ها مي‌توانند ساده و يا داراي بيانگر باشند؛

– از نظر زبان، نمايه‌ها مي‌توانند داراي زبان آزاد، طبيعي، و يا كنترل شده باشند؛

– از نظر مرحله همارايي، شناسه‌هاي نمايه مي‌توانند پيش‌همارا و يا پس‌همارا باشند؛

– از نظر نحوه بيان محتواي اطلاعاتي، مي‌توانند واژه‌اي يا مفهومي (موضوعي) باشند؛ و

– از نظر نحوه تنظيم، مي‌توانند الفبايي، تاريخي، و رده‌اي باشند.

هريك از اين انواع را به شكل‌هاي متفاوتي مي‌توان تقسيم‌بندي كرد. لازم به يادآوري است كه يك نمايه ممكن است در آن واحد خصوصيات يك يا چند مورد از اين انواع را دارا باشد، مثلا واژه‌اي، پس‌همارا، و الفبايي باشد.

ويژگي‌هاي نمايه‌ساز. نمايه‌ساز بايد شخصي باهوش، با ذهن منظم، و تحليل‌گر باشد، با كار نشر آشنا بوده، متن را با دقت بخواند و در اين كار صبور باشد، در عين حال با سرعت كار كند، چرا كه نمايه‌سازي در آخرين مراحل كار نشر صورت مي‌گيرد. نمايه‌ها نمي‌توانند قبل از نهايي شدن جاي‌نما تهيه شوند، از اين‌رو، نمايه‌سازان همواره با يك فشار ناخواسته و محدوديت زماني روبه‌رو هستند (4: 518-519) كه بايد با آن كنار بيايند. همچنين نمايه‌ساز بايد به زبان مدارك مورد نمايه‌سازي مسلط باشد، از همه مهم‌تر اينكه قضاوتي صحيح داشته باشد تا در مقام جوابگويي به سؤالات بنياديني كه در همه شكل‌هاي نمايه‌سازي با آن مواجه است به درستي قضاوت كند، اين سؤالات عبارتند از:

– آيا يك موضوع موجود در مدرك، جزئي مفيد از اطلاعات براي گنجاندن در نمايه هست يا نه؟

– كاربر احتمالا ذيل چه واژه‌اي دنبال اين اطلاعات مي‌گردد؟

– اگر كاربر مستقيمآ ذيل اين واژه به‌دنبال اطلاعات نگردد، گنجاندن اين اطلاعات ذيل چه مدخل‌هايي موجب تأمين رضايت كاربر مي‌شود (8: ج 11، ص 286-299)؟

انتشار و نحوه ارائه نمايه. نمايه‌ها به دو شكل كلي الفبايي و رده‌اي نمايش داده مي‌شوند. نحوه ارائه نمايه عاملي مهم در سودمندي آن است. نمايه‌ها ممكن است به‌صورت كارتي، چاپي، و يا رايانه‌اي انتشار يابند. در هرحال بايد شناسه‌ها، شناسه‌هاي فرعي، و بيانگرها (در صورت وجود) به خوبي مشخص و واضح باشند. نحوه تنظيم شناسه‌ها بايد روشن باشد و تقسيمات فرعي به آساني از شناسه اصلي قابل تفكيك باشد (چه از طريق تفاوت‌گذاري در فونت‌ها و يا اعمال تورفتگي و يا جز آن)، جاي‌نماها بايد قابل شناسايي بوده و تعداد آنها ذيل يك مدخل كم باشد تا آسان جست‌وجو شود. اين مسائل خصوصآ در نمايه‌هاي چاپي بسيار مهم است،به‌گونه‌اي كه صفحه‌آرايي و چاپ جزئي جدايي‌ناپذير از پروژه نمايه‌سازي تلقي مي‌شود و نمايه‌ساز بايد همان دقتي را كه در تهيه مدخل‌ها به‌كار مي‌برد در اين خصوص هم اعمال كند (8: ج 11، ص 286-299).

استانداردها و معيارهاي ارزيابي. استاندارد نمايه‌سازي ايزو (مؤسسه استانداردهاي بريتانيا 1996) كاركرد، انواع، و ويژگي‌هاي نمايه را به خوبي تعريف مي‌كند و توصيه‌هايي در مورد محتوا، ساختار كلي، نحوه تنظيم مدخل‌ها، نحوه نمايش، و ارائه نمايه‌ها ارائه مي‌كند (2: 236-237).

در نمايه‌سازي همواره بايد معيارهايي رعايت شود، مانند تناسب مدخل‌ها با نوع واژگان و كاربران، متناسب بودن مدخل اصلي، صحت جاي‌نماها و محدود بودن تعداد آنها (طبق استانداردها حداكثر 5 تا7 مورد براي هر شناسه يا بيانگر)، زياد نبودن تعداد صفحات مورد ارجاع (اگر واحد سندي صفحه باشد)، دارا بودن بيانگر، مدخل قرار گرفتن بيانگرها در صورت داشتن استقلال معنايي و بار اطلاعاتي كافي، وجود ارجاعات ضروري، تناسب بين حجم نمايه و مدارك اصلي (مثلا در مورد نمايه انتهاي كتاب اين مقدار 3-5 درصد براي كتاب‌هاي معمولي، 5-8 درصد براي كتاب‌هاي تاريخي، و 15-20 درصد براي كتاب‌هاي مرجع است)، مناسب بودن شكل ارائه (خصوصآ در نمايه‌هاي چاپي از نظر شكل صفحه و اندازه حروف)، برجسته بودن شناسه اصلي، پيروي از ساختار مشخص به‌صورت يكدست، استفاده يكدست از علائم و نشانه‌گذاري در تمام متن، روشن بودن پوشش زماني، مكاني، محتوايي، و مانند آن. اينها معيارهايي است كه در ارزيابي نمايه‌ها هم به‌كار گرفته مي‌شود.

انجمن‌ها، نشريات، و جوايز. از انجمن‌هاي فعال در حوزه نمايه‌سازي مي‌توان به انجمن نمايه‌سازان بريتانيا (اس.آي.)[46]  اشاره كرد كه در 1957 شكل گرفت. در حال حاضر سه انجمن ملي ديگر به اين انجمن وابسته‌اند: انجمن نمايه‌سازان امريكا (اِي.اس.آي.)[47]  از 1968، انجمن نمايه‌سازان استراليا (اِي.يو.اس.اس.آي.)[48]  از 1976، و انجمن نمايه‌سازي و چكيده‌نويسي كانادا[49]  از 1977. نشريه >نمايه‌ساز<[50]  نيز كه دوبار در سال منتشر مي‌شود، نشريه رسمي هر چهار انجمن است. گروه فهرستنويسي و نمايه‌سازي مؤسسه رسمي متخصصان علوم كتابداري و اطلاع‌رساني بريتانيا (سيليپ)[51]  نيز به‌كار نمايه‌سازي علاقه‌مند است و  فصلنامه‌اي به‌نام >فهرست و نمايه< منتشر مي‌كند (2: 236-237). ضمنا هر سال جوايزي به بهترين نمايه‌سازان داده مي‌شود، از جمله اين جوايز مي‌توان به مدال ويتلي[52]  (1960) اشاره كرد. اين مدال از سال 2005 از سوي انجمن نمايه‌سازي امريكا به بهترين كار نمايه‌سازي داده مي‌شود. همچنين مي‌توان به جايزه گروه ويژه نمايه‌سازي وب موسوم به سيگ[53](2006) و جايزه كمپاني ويلسون براي بهترين نمايه تك‌نگاشت‌ها از سوي انجمن نمايه‌سازي امريكا (1978) اشاره كرد (10؛ 11).

مسائل اقتصادي و ساير ملاحظات عملي. علاوه بر ملاحظات عملي پيش‌گفته درخصوص دستي يا ماشيني بودن نمايه توجه به موارد ذيل نيز ضروري است: بهترين نمايه‌هاي جهان در صورت گراني و يا عدم انتشار به موقع، بي‌فايده يا كم‌فايده‌اند. تهيه‌كنندگان نمايه و خود نمايه‌سازان بايد پيشاپيش نيازهاي كاربران و مقدار هزينه‌اي را كه حاضرند براي نمايه بپردازند، ارزيابي كنند. داشتن چشم‌اندازي درست از بازار برمبناي جزئيات و بر اساس بررسي نشان خواهد داد كه نمايه تا چه حد بايد مفصل يا موجز و دقيق باشد، تا چه حد بايد سريع آماده شود، چرخه اصلاح و تصحيح آن بايد چه اندازه باشد و در چه زماني بايد ويرايش و در صورت نياز درهمكرد شود. مواردي وجود دارد كه يك نمايه سريع، اما نه چندان شسته و رفته، كارسازتر از نمايه‌اي است كه به موقع حاضر نمي‌شود. اگر مجموعه نمايه‌سازي آن‌قدر بزرگ و نامتجانس است كه نمايه‌سازي بايد توسط چندين نمايه‌ساز انجام شود، لازم است تمهيدات بيشتري براي كنترل و نظارت اعمال شود تا از عدم‌يكدستي‌هاي احتمالي، جلوگيري شود. در هر نوع برنامه نمايه‌سازي، بايد در ابتدا انواع نمايه‌هاي موردنياز تعيين و از تهيه نمايه‌هاي پرهزينه و وقت‌گير با حداقل بهره اجتناب شود (8: ج 11، ص 286-299).

آينده نمايه‌سازي. هر چند در حال حاضر هنوز هم نمايه‌هايي براي مدارك و مجموعه‌ها به‌صورت دستي تهيه مي‌شود، اما به‌نظر مي‌رسد در آينده استفاده از رايانه براي نمايه‌سازي بيشتر خواهد شد.

وِليش (1991) به امكان تلفيق نمايه‌هاي مدارك جدا جدا در “پايگاه داده‌ها” اشاره مي‌كند، او ضمن اشاره به تجربه امريكا و سوئد براي رسيدن به اين هدف يادآور مي‌شود كه چنين تحولي مي‌تواند سبب در دسترس قرار گرفتن نمايه‌هاي انتهاي كتاب در سطح گسترده شود، اين امر براي نمايه‌سازان در زمينه دستيابي به استانداردهاي كيفي بالاتر، از نظر جامعيت و در عين حال اخص بودن نمايه‌ها، چالش‌هايي به‌وجود مي‌آورد (1: 471-490).

از سوي ديگر همراه با الكترونيكي شدن نشر منابع، ناشران و نمايه‌سازان بايد خود را براي مقابله با چالش طراحي نمايه كتاب‌هاي الكترونيكي يا محصولات نشر الكترونيكي، كه بر اساس تقاضا منتشر مي‌شوند، آماده كنند. ]در آينده[ بسياري از نسخه‌هاي كتاب‌هاي درسي برحسب نظر خريدار ممكن است، متفاوت باشد، مثلا بعضي يك فصل را داشته باشند و ديگري فاقد آن باشد. اين وضعيت شبيه تهيه نمايه براي نسخ دستنوشته خطي منحصربه‌فرد در قرون وسطي است (6: 1-5).

منابع

• حسن اشرفی ریزی، زهرا کاظم پور. ارزیابی نمایه و نمایه سازی: معیارها واستانداردها. مجله علوم و فناروی اطلاعات، دوره ۲۳، سال ۱۳۸۶
• سن ویل، دومینیک (۲۵۳۶). راهنمای نمایه‌سازی مدارک و گسترش اصطلاحنامه توسعه فرهنگی در کشورهای آسیا. عبدالحسین آذرنگ. تهران: مرکز اسناد فرهنگی آسیا.
• کلیولند. دونالد بی؛ و کلیولند آنا. دی.(۱۳۸۵) درآمدی بر نمایه سازی و چکیده نویسی. ترجمه سیدمهدی حسینی. – تهران: چاپار.
• نوروزی، علیرضا (۱۳۸۰). نمایه‌سازی کتاب. تهران: چاپار.

• دائرةالمعارف کتابداری

مآخذ:

1) Anderson, James D. “Organiziation of Knowledge”. International Encyclopedia of Information and Library Science. PP.471-490; 2) Bakewell, K. G. B. “Indexing”. Ibid. PP.236-237; 3) Borko, Harold. Indexing Concepts and Methods. New York: Academic Press, 1978; 4) The Manual of Style. 13th. ed. Chicago: University of Chicago Press, 1982; 5) “Index”. International Encylopedia of Information and Library Science. P. 236; 6) Kuhr, Patricia. “Abstracting and Indexing”. World Encyclopedia of Lirary and Information Sciences. PP.1-5; 7) Reitz, Joan M. Online Dictionary for Library and Information Science (ODLIS). S.V. “Entry”, “Automatic Indexing”. [On-line]. Available: http://lu.com/odlis. [21May 2006]; 8) Rothman, John. “Index, Indexes, Indexing”. Encyclopedia of Library and Information Science. Vol.11, PP.286-299; 9) Tseng, Gwyneth. “Booleon Logic”. International Encyclopedia of Information and Library Science. PP. 44-46; 10) “Web Indexing Awards”. [On-line]. Available: http://www.web- indexing.org/web-Indexing-awards.htm. [29Apr.2006]; 11) “The Wheatly Medal”. [On-line]. Available: http://www. indexers.org.uk/InAvai/awards/wheatly.htm. [29Apr.2006].

               سيمين نيازي

.[1] Indexing    

[2].  منظور از سند پيام نهفته در يك رسانه اعم از كاغذ، نوار، لوح فشرده، و جز آن است.

.[3] Locators    

.[4] Entry    

.[5] Heading    

.[6] Descriptor    

.[7] Modifier    

.[8] Documentary unit

.[9] References   

.[10] Blind reference    

.[11] Word Indexing    

.[12] Concept Indexing   

.[13] Derivative indexing    

.[14] Assignment indexing   

.[15] Rotated indexs   

.[16] Stop List

.[17] KWIC (KeyWord In Context)   

.[18] KWOC (KeyWord Out of Context(

.[19] Permuted index   

.[20] Coordinatation

همارايي و كنترل واژگاني در ادامه توضيح داده خواهدشد.

.[21] Vocabulary control    

.[22] Chemical Abstract     

.[23] Exhaustivity    

.[24] Specificity   

.[25] Depth of indexing    

.[26] Principle of unique entry

در مورد اين اصل در ادامه توضيح داده مي‌شود.

.[27] Pre-Coordinate Indexing System    

.[28] Post-Coordinate Indexing System

.[29] Back of book indexes    

.[30] Uniterm    

.[31] Role and link   

.[32] Grammar   

.[33] Term record   

.[34] Item record   

.[35] Indexing languages   

.[36] Free indexing language

.[37] Natural indexing language   

.[38] Ontology    

.[39] Computerized) Automatic) Indexing    

.[40] Computer assisted indexing    

.[41] Parsing

.[42] Co-occurrence    

.[43] Clustering    

.[44] Latent semantic    

.[45] Series

.[46] Society of Indexers (SI(

.[47] American Soeiety of Indexers (ASI)

.[48] Australian Society of Indexers (AUSSI(

.[49] Indexing and Abstracting Society of Canada

.[50] Indexers    

.[51] Chartered Institute of Library and InformationProfessionals (CILIP)

.[52] Wheatley Medal    

.[53] SIG

نویسندگان و فرهیختگان گرامی سوالات خود در مورد نحوه ی اخذ مجوز چاپ کتاب، صفحه ارایی، طراحی جلد، استخراج کتاب از پایان نامه و تبدیل پایان نامه به کتاب، هزینه ها و مراحل چاپ کتاب، نحوه ی عقد قرارداد برای چاپ کتاب، نگارش پایان نامه و اکسپت مقالات ای اس ای (ISI) و ای اس سی و چاپ  کتاب در تمام زمینه های مورد نظر با ما تماس بگیرید